Die Kostenartenrechnung erfasst und bestimmt die Kosten, die in einer bestimmten Periode anfallen (= betrieblicher Werteverzehr). Für diese Perioden kann damit kontrolliert werden:

• Wie sind die Kosten veranschlagt? Wie sind sie tatsächlich?
   
• Wie hoch waren die Kosten um diese Zeit im vorigen Monat/Jahr?
   
• Wie stehen vergleichbare Betriebe da? Als Grundlage dienen hier Verbandskennzahlen und
   
• Veröffentlichungen der statistischen Ämter.

Eine einfache Kostenartenrechnung kann schon mit folgender Gliederung durchgeführt werden:

• Materialkosten
   
• Personalkosten
   
• Raumkosten
   
• Werbekosten
   
• Verwaltungskosten

Dabei müssen viele verschiedene Kosten unter den genannten Rubriken zusammengefasst werden. Beispielsweise sollen in den Raumkosten alle einzelnen Kosten enthalten sein, die für die Nutzung der Räumlichkeiten anfallen (z. B. Miete, Reinigung, Mietnebenkosten, Energie, Instandhaltung).

Nur wenn Sie die Kosten richtig erfassen und zuordnen, können diese dann auch verglichen werden: z. B. das Soll/Ist-Verhältnis, die Kosten vom Vormonat/Vorjahr, die eigenen Kosten mit vergleichbaren Betrieben etc.

Zur vollständigen Erfassung der Kosten gehören auch diejenigen, die sich nicht direkt aus der laufenden Buchhaltung ableiten lassen, beispielsweise die so genannten kalkulatorischen Kostenarten (Unternehmerlohn, Zinsen).

Für die Ermittlung des steuerlichen Gewinns dürfen aber kalkulatorischer Unternehmerlohn und kalkulatorische Zinsen nicht berücksichtigt werden.

Kostenartenvergleich

Um nun festzustellen, wie sich die einzelnen Kostenarten entwickeln, müssen Sie sie nach Art, Höhe und Zeit differenzieren. Außerdem müssen Sie einen Soll-Ist-Vergleich (einschließlich der Vorjahresbetrachtung) durchführen. So können Sie Fehlentwicklungen rechtzeitig erkennen und gegensteuern. Stellen Sie zunächst die Gesamtkosten - aufgeteilt nach den einzelnen Kostenarten - des Vorjahres den Soll-Kosten dieses Jahres gegenüber. Ein Viertel davon zeigt Ihnen das Soll-Ziel für ein Quartal. Stellen Sie nun fest, ob Sie Ihre Zielvorgabe für den jeweiligen Monat und das Quartal erreicht haben.

Im Beispiel können die tatsächlichen und geschätzten Kosten für einen Monat (hier: März) aufgeführt werden. Fließen diese Kosten in die Übersicht für das 1. Quartal mit ein, kann festgestellt werden, ob das Jahresziel noch erreichbar ist.