Personaleinstellung

Die so genannte Ich-AG ist eine auf die einzelne Persönlichkeit abgestellte Unternehmensform. Die klassische Unternehmensgründung (auch von Kleinunternehmen) geht aber davon aus, dass es Mitarbeiter gibt, die den Unternehmer unterstützen.

• Im klassischen Einzelhandel werden Mitarbeiter für alle Aufgaben (von der Warenausstellung und -auszeichnung bis hin zu Verkaufs- und Kassentätigkeiten) benötigt. Es gibt wohl nur wenige Fälle, wo einzig der Gründer ein ganzes Einzelhandelsfachgeschäft alleine führt (der Kiosk ist wohl so ein Fall).
• Im Großhandel werden für die unterschiedlichsten Unternehmensbereiche Mitarbeiter benötigt (im Lager, in der Verwaltung, im Einkauf und im Verkauf).
• Ein Produktionsbetrieb (Industrie und Handwerk) benötigt ebenfalls Fachkräfte für die bereits genannten Bereiche und zusätzlich für die Herstellung der Produkte.
• Auch im Dienstleistungssektor ist der Ein-Mann-Betrieb eher selten.

Es ist gut, wenn Sie sich rechtzeitig vor der Gründung Gedanken über den Personalbedarf machen. Gerade wenn hochqualifizierte Fachkräfte benötigt werden ist eine frühzeitige Suche unabdingbar. Solche Fachkräfte in letzter Minute über das Arbeitsamt zu bekommen ist eher die Ausnahme. Das Thema Personalplanung kommt also unbedingt vor der Personalbeschaffung. Versuchen Sie rechtzeitig folgende Fragen zu beantworten:

• Welche Aufgaben wollen Sie als Unternehmer selbst übernehmen? (Bedenken Sie, dass die Aufgabe der Unternehmensführung keine Nebensache ist. Andererseits bleibt gerade in Kleinunternehmen immer auch Raum für andere Aufgaben. Übernehmen Sie nur die, in denen Sie sich sicher fühlen).
• Welche Aufgaben müssen von Anfang an unbedingt besetzt sein? (Müssen Maschinen bedient werden, sollte dafür mindestens eine Fachkraft zur Verfügung stehen. Allerdings ist noch keine Mannschaft für einen Rundum-Schichtbetrieb nötig, wenn dieser noch gar nicht anvisiert werden kann).
• Welche Aufgaben können später besetzt werden? (Wenn das Einlagern von Waren am Anfang auf wenige Stunden am Tag oder sogar in der Woche beschränkt ist, dann benötigen Sie keinen Lagerleiter sondern allenfalls eine Lagerhilfskraft, um nicht diese Aufgabe komplett alleine durchführen zu müssen).

Es ist aber auch sinnvoll, sich Gedanken zu machen, ob man bestimmte Funktionen, für die eigentlich Personal benötigt wird, nicht übergangsweise anders ausfüllen kann. Personalkosten sind insbesondere wegen der nicht unbedeutenden Lohnnebenkosten ein kritischer Kostenfaktor. Das ist nachrangig, wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter richtig eingesetzt werden kann. Da das aber gerade zu Beginn der Unternehmensgründung eher selten der Fall ist, ist es sinnvoll und zumutbar, an Outsourcing zu denken:

• Können administrative Aufgaben anderweitig vergeben werden? (Steuerberater können auch die Buchhaltung und Lohnabrechnung übernehmen. Freie Buchführungshelfer kommen regelmäßig ins Unternehmen und buchen die angefallenen Belege etc.).
• Können bestimmte Produktionsaufgaben zunächst anderweitig bezogen werden? (Bezug von Halbfertigerzeugnissen, statt diese selbst zu erstellen)
• Können freie Mitarbeiter Aufgaben übernehmen? (Freie Handelsvertreter statt festangestellte Verkäufer oder die Vergabe von Werbung und Marketing an entsprechende Dienstleister).

Ist der Personalbedarf geklärt, so kann eine entsprechende Planung gemacht werden. Soll das Unternehmen beispielsweise am 1.7. starten, so ist für Fachkräfte mindestens drei Monate vorher zu werben. Die entsprechende Bewerberauswahl dauert auch seine Zeit und es ist nicht immer davon auszugehen, dass die Ausschreibung sofort Erfolge zeigt. Hilfskräfte können Sie auch noch 14 Tage vorher ausschreiben (obwohl auch da etwas mehr Luft durchaus angemessen ist).

Keine schlechte Idee ist es, sich rechtzeitig vorher über den Personalmarkt zu informieren. Ein Gespräch mit einem kompetenten Mitarbeiter des Arbeitsamtes oder/und der zuständigen Kammer hilft oft, die Situation richtig einzuschätzen. Wenn Sie ein Software -Unternehmen gründen wollen, das vor allem Systeme zur Zeiterfassung erstellen will, könnten Sie z.B. erfahren, dass ausreichend qualifizierte Programmierer am Markt fast gar nicht mehr zu haben sind, da alle Unternehmen die Nachwuchskräfte bereits von den Universitäten und Fachhochschulen holen, bevor diese überhaupt den Abschluss in der Tasche haben. Wenn Sie so etwas erfahren, wissen Sie, dass Sie entweder den gleichen Weg gehen sollten (entsprechend lange vor der Gründung ) oder andere Wege beschreiten müssen (z.B. Requirierung von Fachkräften im Ausland).

Andererseits könnten Sie auch erfahren, dass es ein Überangebot gibt. Dann macht es z.B. Sinn mit dem Arbeitsamt zu kooperieren um so etwa beim Start reduzierte Lohnkosten dadurch zu erhalten, dass Eingliederungsbeihilfen für Langzeitarbeitslose oder ältere Mitarbeiter gezahlt werden. Machen Sie dann nicht den Fehler, dass Sie solche Mitarbeiter pauschal ablehnen. Gerade Langzeitarbeitslose sind oft hoch motiviert, wenn Sie wieder eine Arbeit bekommen und ältere Mitarbeiter bringen oft ein Potential an Erfahrung mit, dass jüngere erst über längere Zeit erwerben müssen. Natürlich müssen Sie sich jeden einzelnen genau ansehen und prüfen - aber als Negativpunkt sollten diese beiden Merkmale nicht von vornherein gelten.

Nehmen Sie das Thema Personalbeschaffung ernst. Ein neu gegründetes Unternehmen, das seine Produkte oder Dienstleistungen mangels Personal nicht (oder nicht richtig) anbieten kann, ist von Anfang an zum Scheitern verurteilt.